Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele

K 1. lednu 2026 nabyl účinnosti zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ) a zákon č. 360/2025 Sb., který mění některé související zákony. I když většina nových povinností pro zaměstnavatele bude účinná teprve od 1. dubna, už nyní je vhodné se úpravou procesů zabývat.

Zákon zavádí tzv. jednotné měsíční hlášení, které má sdružit a nahradit až 25 různých oznamovacích a ohlašovacích formulářů. Jediný formulář bude obsahovat údaje o zaměstnavateli, odvedeném pojistném, zaměstnancích a jejich výdělcích. Méně dobrou zprávou je, že nově budou vyžadovány i údaje, které dosud zaměstnavatelé hlásit nemuseli. Konkrétní rozsah údajů oznamovaných prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení je vymezen nařízením vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o JMHZ. Doporučujeme proto kontrolu údajů, jež dosud sbíráte o zaměstnancích, a doplnění dle nové úpravy. Nastavte si kontrolu přijímání zaměstnanců, včetně přípravy související dokumentace k jejich registraci před nástupem do zaměstnání. 

Dále je třeba vědět, že JMHZ nenahrazuje veškerou evidenci. Zdravotní pojišťovny zůstávají mimo nový systém a tato část agendy poběží dále v zavedených kolejích, pouze s tím rozdílem, že již není možno údaje pojišťovnám předávat v papírové podobě, ale pouze elektronicky.

Kalendář zavádění změn

1. 1. 2026: Nabytí účinnosti zákona o JMHZ.

1. 1. až 1. 4. 2026: Od ledna do března ještě zaměstnavatelé neodesílají nový formulář, ale musí již vést potřebnou evidenci. Zaměstnavatelé nebudou posílat výkazy pojistného. Pojistné jsou však zaměstnavatelé povinni hradit v zákonné lhůtě.

1. 4. až 30. 6. 2026: První povinné podání JMHZ za měsíce leden, únor a březen 2026; do 30. 6. 2026 musí být kompletně zaevidováni všichni zaměstnanci a pracovní vztahy.

Od 1. 4. 2026 změny v registraci do evidence zaměstnavatelů:

Nový zaměstnavatelé budou povinni se registrovat do evidence do 8 dnů ode dne nástupu do zaměstnání prvního zaměstnance. Ovšem půjde-li o zahraniční zaměstnance, pak nejpozději dva kalendářní dny před nástupem prvního zaměstnance. Ve stejných lhůtách bude zaměstnavatel povinen přihlásit i mzdovou účtárnu.

Od 1. 7. 2026 změny v registraci do evidence zaměstnavatelů i zaměstnanců:

Povinnost registrace do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Totéž platí i pro registraci všech mzdových účtáren.

Od 1. 1. 2027: Konec srážkové daně a přechod na samovyměřování záloh.

Jak má JMHZ fungovat

Od 1. dubna 2026 nastane povinnost zaměstnavatelů podávat hlášení České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Ta následně předá příslušné údaje dalším orgánům veřejné správy, například Ministerstvu práce a sociálních věcí, Českému statistickému úřadu nebo orgánům finanční správy. Hlášení bude obsahovat:

• souhrnnou,

• pojistnou a

• individualizovanou část včetně údajů pro daňové, statistické a další účely.

Podávat se bude elektronicky za každý předchozí měsíc, a to ve lhůtě od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Od 1. dubna 2026 budou také zrušeny registrační povinnosti zaměstnavatelů vůči správcům daně a registrace budou prováděny pouze prostřednictvím ČSSZ. Součástí změny je také zavedení osobního identifikačního čísla (OIČ), jež nahradí rodná čísla v komunikaci mezi zaměstnavatelem a státní správou. Hlášení bude možné podat výhradně elektronicky, a to prostřednictvím:

• datové zprávy (ve formátu XML),

• API rozhraní APEP/VREP (rovněž ve formátu XML), nebo

• nového formuláře dostupného na ePortálu ČSSZ.

Naposledy platí povinnost podat hlášení za období, v němž skončilo zaměstnání posledního zaměstnance, nebo subjekt přestal být zaměstnavatelem, případně po skončení zaměstnání zúčtoval zaměstnanci dodatečně příjmy.

Co když se stane chyba?

Podání obsahující technickou či formální vadu je neúčinné. ČSSZ zaměstnavatele vyzve a ten je pak povinen JMHZ podat v náhradní lhůtě 8 dnů ode dne doručení výzvy od ČSSZ. Technická vada znamená nedodržení lhůty pro podání (dřívější podání než od 1. do 20. dne následujícího měsíce), nebo nedodržení formátu či struktury podání, způsobuje-li nemožnost automatizovaného zpracování podání, nebo nedodržení způsobu podání podle § 8 odst. 1 zákona. Formální vada znamená například nedodržení struktury či obsahu podání.

Opravné hlášení

Jde o elektronické podání, jímž zaměstnavatel doplní nebo změní údaje obsažené v jím podaném jednotném měsíčním hlášení nebo opravném hlášení. Lze jej podat nejpozději do 10 let od konce kalendářního roku, v němž byl zaměstnavatel povinen podat jednotné měsíční hlášení, které je opravováno.

Důležitým předpisem, který stanoví další podrobnosti k JMHZ, je Nařízení vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Nařízení slouží k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele a jeho podstatnou součástí jsou přílohy, které obsahují zejména výčet hlášených údajů a obsahovou strukturu podání. Celkem nařízení obsahuje 8 příloh, z nichž jednotlivé typy podání obsahuje příloha č. 1, 2, 3 a 4. V jednotlivých přílohách je vždy uvedeno několik tabulek (částí), jež se týkají vždy jednoho konkrétního typu podání. Důležitou přílohou je i příloha č. 6, která obsahuje výčet méně závažných formálních vad, jež nebudou znamenat neúčinnost části nebo součásti podání.

Dohody o provedení práce (DPP)

Od ledna 2026 se již neodesílají Výkazy příjmů z dohod o provedení práce. Tyto tiskopisy jsou zrušeny zákonem, od roku 2026 se s nimi nepracuje. Pokud se zaměstnavatel rozhodne zaměstnance DPP v tzv. „přechodném období“ (leden až březen 2026) přihlašovat nebo odhlašovat, může to provést pouze prostřednictvím Oznámení o nástupu/skončení zaměstnavatele. Od dubna 2026 se spustí registrace zaměstnance, jež bude součástí JMHZ. Údaje za leden až březen 2026 budou poté hlášeny dodatečně.

Evidence zaměstnavatelů

Zákon od 1. dubna 2026 změní také povinnosti týkající se registrace: Noví zaměstnavatelé budou povinni se registrovat do evidence do 8 dnů ode dne nástupu do zaměstnání prvního zaměstnance. Ovšem pozor u zahraničních zaměstnanců: zde pak nejpozději 2 kalendářní dny před nástupem prvního zaměstnance. Ve stejných lhůtách bude zaměstnavatel povinen přihlásit i mzdovou účtárnu.

Od 1. července 2026 bude povinnost registrace do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Totéž platí i pro registraci všech mzdových účtáren. V případě, že zaměstnanec nakonec nenastoupí, zaměstnavatel bude povinen tuto skutečnost oznámit ČSSZ nejpozději do 8 kalendářních dnů od dne dohodnutého nástupu. Pokud to neoznámí, bude mu hrozit pokuta až 20 000 Kč, což má ztížit nelegální zaměstnávání. Skutečnost, že přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance, či změnu/zrušení mzdové účtárny, hlásí zaměstnavatel také do 8 dnů.

Dle přechodných ustanovení se i ti zaměstnavatelé, kteří již před nabytím účinnosti tohoto zákona o JMHZ jsou či budou vedeni v registru zaměstnavatelů k 1. dubnu 2026, budou povinni stejně doplnit ČSSZ do 30. dubna 2026 údaje povinné podle tohoto nového zákona. Vyčet těchto údajů je totiž širší, než je k registraci požadováno doposud podle zákona o nemocenském pojištění. Pokud tuto povinnost zaměstnavatelé nesplní, může jim být uložena pokuta až 50 000 Kč.

Evidence zaměstnanců

Ke změnám dojde také v registraci zaměstnanců, a to z důvodu zabránění výkonu tzv. nehlášené práce. Zaměstnavatel od 1. července 2026 přihlásí zaměstnance do evidence zaměstnanců:

a) nejpozději před okamžikem nástupu do práce, nejdříve však 8 dní před plánovaným dnem nástupu,

b) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění (nelze-li použít tento den, tak kdy zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci).

Pokud zaměstnanec do práce nenastoupí, bude mít zaměstnavatel povinnost tuto skutečnost oznámit ČSSZ, a to do 8 kalendářních dnů. Nejde-li o zahraničního zaměstnance, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (dále jen „částečné přihlášení“). Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance, předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje lze doplnit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Za nový přestupek umožnění výkonu nehlášené práce (dle § 5 písm. k) zákona o zaměstnanosti) pak zaměstnavatelům hrozí pokuta až do výše 3 000 000 Kč.

Sankce

V případě, že zaměstnavatel své povinnosti uložené zákonem o JMHZ nesplní, ČSSZ bude mít povinnost vyzvat ho k jejich dodatečnému splnění. Pokud tak zaměstnavatel neučiní ani po výzvě ČSSZ, může mu být uložena pokuta od 20 000 Kč do 100 000 Kč, nebo ve výši součinu počtu zaměstnanců, kteří jsou evidováni v evidenci zaměstnanců v poslední den období, za něž mělo být jednotné měsíční hlášení/opravné hlášení podáno, a částky 5000 Kč. Jinými slovy, při opožděném nebo neúčinném podání JMHZ hrozí pokuta až 5000 Kč za každého zaměstnance.